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KPIs – Warum Kennzahlen wirklich Spaß machen!

Überblick Thema „Key Performance Indicator“

  • Was sind KPI?
  • Welche Informationen sind wichtig?
  • Was kann man mit KPIs erreichen?
  • Wer braucht welche Kennzahlen?

KPI: Kennzahlen die Spaß machen!

Gibt es ein „trockeneres“ Thema als Kennzahlen? Hand aufs Herz: Wer beschäftigt sich schon gerne mit Zahlenkolonnen und Auswertungen von Statistiken? Dabei ist uns irgendwie aber auch klar, dass es ohne gar nicht funktionieren würde.

Ein Beispiel? Nun, stellen wir uns doch einfach mal ein hochklassiges Fußballspiel vor. Bayern München gegen Real Madrid, Champions League Finale im Londoner Wembley Stadion und wir haben tatsächlich Karten für dieses Ereignis bekommen. Und dann die Überraschung: Die Uefa hat beschlossen, heute Abend mal anders an die Sache heranzugehen: Es werden keine Tore gezählt und die Mannschaften dürfen frei während des Spiels entscheiden, wie lange sie spielen möchten. Es wird auch keinen Gewinner geben. Die Einsparung der Uefa am Preisgeld wird kollektiv und in gleichen Teilen an alle Teilnehmer, auch die Ersatzspieler, ausgeschüttet. Was glauben Sie, wie spannend der Abend wohl werden wird?

Die meisten von uns lieben den Wettkampf – wenn er fair geführt wird und alle die gleichen Chancen haben. Und selbstverständlich fühlt es sich besser an, wenn wir „gewinnen“ können. Nur wie sollte das überhaupt möglich sein, wenn wir nicht messen, was wir tun? 100 m Sprint bei den Olympischen Spielen ohne Zeitnahme? Pünktliche Auslieferung ohne Terminplan oder gar Kalender? Investitionen ins Marketing ohne Messung des Erfolgs? Das würde alles wenig Sinn und auch keinen Spaß machen.

Was genau sind nun KPI?

Zunächst mal einfach „Key Performance Indicators“ oder auch Leistungskennzahlen. Es geht also darum festzustellen, welche „Schlüssel-“ Leistungen erbracht werden. Wer hat wie viele Tore geschossen, wer war wie schnell oder wer ist wie weit gesprungen. In unserer Unternehmung sind das natürlich in aller Regel nicht die Leistungen die wir messen sollten (sofern wir nicht Besitzer eines Sportteams sind).

Was wollen wir also messen?

Das hängt natürlich von der Art der Unternehmung und auch davon ab, was wir erreichen wollen. Grundsätzlich müssen wir aber in jedem Fall unsere finanziellen Basis-Kennzahlen kennen: Umsatz, Kosten, Ergebnis, Deckungsbeiträge unserer Produkte, Liquidität u.a.. Viele dieser Kennzahlen bekommen wir vom Steuerberater mit unserer BWA monatlich ohnehin zur Verfügung gestellt.

Wie sieht es aber mit anderen, wichtigen Fragestellungen aus?

Erneut das Thema Marketing als Beispiel: Wie sollte ich entscheiden, ob es sich lohnt eine Werbeanzeige fortzuführen, wenn ich nicht beurteilen kann, ob die Anzeige mir mehr Ergebnis bringt, als ich Kosten mit der Anzeige habe? Oder aber: Wie könnte ich entscheiden, ob der Einsatz eines Telemarketers für mich Sinn macht, wenn ich keine Informationen hätte, ob Investition und die Anzahl gewonnener neuer Kunden in einem guten Verhältnis stehen.

Welche Informationen brauchen Sie, um Ihre Unternehmung voran zu bringen?

Sie haben eine Herausforderung in Fragen der Pünktlichkeit Ihrer Lieferungen? Messen Sie, in welchem Schritt der Produktionskette die Produkte wieviel Zeit „verbringen“. Nur so werden Sie in die Lage versetzt, an den richtigen Punkten die notwendigen Veränderungen zu veranlassen. Sie wünschen sich höhere Umsätze? Messen Sie, wie Ihre Umwandlungsrate Interessenten zu Kunden tatsächlich ist, ziehen Sie die richtigen Schlüsse und bringen Sie die richtigen Aktionen auf den Weg.

Ein wichtiger Aspekt in Sachen KPIs und Leistungskennzahlen: Es ist natürlich nicht ausreichend, einen Stichprobe zu veranlassen oder sich ggf. sogar auf die Ergebnisse der Messung eines einzigen Tages oder eines einzigen Beispiels zu verlassen. Es braucht eine gewisse Kontinuität der Betrachtung. Was uns erneut auch zu der Frage führt, wie die vielen Daten und Informationen so aufbereitet werden können, dass es einfach wird, diese zu beurteilen und die richtigen Schlüsse zu ziehen.

Nehmen wir erneut ein einfaches Beispiel zur Veranschaulichung: Sie möchten ein Boot auf möglichst direktem Weg und schnell ins Ziel steuern. Was brauchen Sie? Ok, ein Boot und die notwendigen Fähigkeiten, ein Boot z.B. zu segeln. Aber reicht das aus? Sicher nicht. Unabdingbar ist, dass wir a) wissen wo wir uns befinden und b) wissen wo wir ankommen wollen. Richtig? Richtig.

Übertragen wir das auf unser unternehmerisches Wirken. Wir müssen unbedingt sicher wissen, wo wir stehen und auch, wo wir hinwollen. Wie bringen wir in Erfahrung, wo wir stehen? Genau, wir müssen messen. Und woher wissen wir, wo wir hinwollen? Wir müssen uns natürlich Ziele setzen. Ohne Kenntnis, wo wir stehen und ohne Ziel wird die Reise zu einem zufälligen Ergebnis mit unbekanntem Ende führen.

Es ist üblich, die gemessenen Zahlen und auch die gewünschten Ziele in grafischer Form aufzubereiten. Den meisten Menschen fällt es so leichter, die beiden wichtigen Fragestellungen, wo befinde ich mich und wie weit bin ich vom Ziel noch entfernt, zu beurteilen. Nehmen wir das Beispiel unserer Reise, könnte das z.B. so aussehen:

Wenn wir nun ein wenig mehr in Richtung unserer Unternehmung denken und uns einen Anwendungsfall aus dem Bereich des Marketing vornehmen, so könnte ein sinnvoller KPI z.B. wie folgt aussehen:

In diesem fiktiven Beispiel wird schnell ersichtlich, dass lediglich die Schaltung einer Werbe-anzeige in der Sonntagsausgabe der Tageszeitung den gewünschten Erfolg (Ziel: Gewinn übersteigt die Investition) bringt.

Kennzahlen sind langweilig?

Sicher nur dann, wenn wir uns die falschen Zahlen aufbereiten lassen und anschauen oder wenn wir unsere Ziele nicht klar definiert haben. Kennzahlen müssen auch nicht immer aus endlosen Zahlenkolonnen bestehen. Gut aufbereitet und in den richtigen Anwendungsfällen sind Kennzahlen ein hervorragender Motivator. Denn gute vor- und aufbereitete KPIs liefern uns nicht nur die notwendige Transparenz um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Auch sind sie bestens geeignet, in der regelmäßigen Kommunikation mit unseren Teams und Mitarbeitern klar zu machen, wo wir stehen, wo wir hinwollen und was es noch zu erreichen gibt.

Aber Achtung: Nicht jede Kennzahl ist für jeden Bereich der Unternehmung auch von Interesse. Langweilen Sie den Vertrieb nicht mit den Materialkosten und den Einkauf nicht mit den Verkaufszahlen. Richtig ausgewählt, eingesetzt und gut kommuniziert machen Sie jedoch mit KPIs aus Ihrer Rudermannschaft begeisterte Wettkämpfer und sich selbst zum perfekten Steuermann.

Berichten Sie mir von Ihren Erfahrungen und Ergebnissen mit Kennzahlen bzw. KPIs!

Coach Stefan Pahnke

Über Stefan Pahnke

"Seit 25 Jahren gestalte und führe ich Organisationseinheiten und Teams so, dass Ziele tatsächlich erreicht werden. Von kleinen Projekten bis hin zu einer Milliarde EUR Auftragswert und von der Verantwortung für wenige Mitarbeiter bis hin zur Leitung von 500 Mitarbeitern und mehr: Mit meiner Unterstützung erreichen Sie Ihre Ziele!"

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